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公司中原件复印件留着有什么用

2022-03-26 07:25:27
员工入职时，需要提供很多文件资料，其中也包括上家公司出具的离职单。现在员工办理居转户，需要用这份离职单原件。

公司以规章制度规定为由，拒绝提供。到底行不行？

一、员工档案管理
虽然每个公司都有员工资料，但是每个人的档案却是唯一的。现在绝大多数企业是没有档案管理权限的，因此我们通常所谓的员工档案，和实际上的每个人的人事档案还是有所区别。

现在企业似乎也很少把自己手里有的员工资料主动放入员工的人事档案的。基本上员工离职后，就会清理。即便会保留一段时间，也是各个公司自行规定，没有什么统一标准。虽然《劳动合同法》规定了劳动合同要保留两年备查。但是对其他资料却没有规定。

那么一家没有任何档案管理权限的公司，把员工的离职证明扣下，就是不给，这个是否合理？

一般来说，公司开出一份证明，总有一个接收人。离职证明的接收人应该就是员工本人，而不会是员工的下一个公司。如果是这样的话，公司扣住本该属于员工个人的证明文件就毫无道理了。这份离职证明的原件就应该还给员工本人，然后自己保留复印件即可。

问题是现在公司内部的规章制度就是规定，离职证明必须收原件，不能是复印件，以免有人伪造、变造、涂改。这个规定是否有效呢？公司制定规章制度本身是有效行为。但是制度内容要符合法律规定，同时不得对抗法律法规的规定。如果法律法规规定，不得擅自扣留员工的物品，那么公司就不能把本不属于自己的证明文件扣留下来。
公司法
二、档案管理权限
如果企业有档案管理权限，这个事情就要两说了。档案本身的所有权并不属于企业，企业仅仅是具有保管权。公司在拿到了员工的离职证明后，把这份离职证明放进了人事档案，那么进入档案的资料不能再拿出来。这个是符合法律要求的。因此，在这个情形下，公司拒绝提供原件是有道理的。但是公司应当另外给员工出具证明，以符合居转户的文件材料的要求。

从这里我们也可以发现，公司是否具有档案管理权限似乎是划分公司是否要归还离职证明原件的一个标准。虽然在很多时候，即便有档案管理权限，也不是什么材料都要放进档案的，但是这方面其实没有非常严格的要求。很多时候，是企业自己决定是否要放进去。

现在一般涉及到职业技能等级的资料都不放进档案，而涉及到职称的材料都会放进档案。由此我们可以发现，即便和职业履历有关的内容，也未必都会放进档案资料。离职证明是否要放，这个就要看具体规定了。

但是我们还是主张如果文件的收件人是个人的，除非具有档案管理权限的企业，根据档案管理要求必须收原件外，一般的员工资料还是收复印件，并核对原件比较好。如果证明文件本身就是发给公司的，那么公司收原件，给员工提供复印件就足够了。