企业规章制度制定程序风险提示法律服务平台-律航网

注册登录

预约服务

首页 > 法律知识

企业规章制度制定程序风险提示

2022-09-21 09:14:59
企业规章制度是企业依照法律和民主程序制定的管理措施的具体表现形式，是企业规范管理及经营自主权的需要，也是进行企业管理和保障劳动者合法权益的需求。

合法完善的企业规章制度，有助于提升劳动者的积极性，增强企业的凝聚力和劳动者的归属感，从而帮助企业实现规范管理和依法合规经营。企业规章制度的内容非常广泛，包括企业经营管理的各个方面，通常分为直接涉及劳动者切身利益的制度和不直接涉及劳动者切身利益的制度两大类。

实践中，不涉及劳动者切身利益规章制度的制定，属于企业经营自主权的范围，主要是指企业的会计财务制度、市场销售制度等，法律对其制定程序并未有明确的规定，其内容不违法即可。而国家现行法律、法规对直接涉及劳动者切身利益的企业规章制度有明确的规定，一旦违法会给企业造成负面影响和损失。现就该类企业制度的合法性问题做如下法律风险提示：

规章制度的生效

我国目前尚无关于这类规章制度的专门性法律，有关规章制度的规定散见于《劳动法》《劳动合同法》《民法典》以及相关司法解释中。通常，企业规章制度生效需要符合下列条件：

1、制定主体应适格。

制定者必须具备制定内部规则的法律资格。《劳动法》第四条和《劳动合同法》第四条均明确规定用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度。从法律规定可知企业规章制度的制定主体应当是企业，而不是某个部门或股东（大）会、董事会、法定代表人或总经理等。实践中，即使是由某个部门具体负责制度的起草工作，最后也应以企业的名义发布，这样才能确保制度的权威性和可执行性。

2、制度内容应合法。

企业规章制度的内容必须合法，同法律相抵触的部分无效。《劳动法》第四条和《劳动合同法》第四条只规定用人单位要“依法”制定规章制度，但并没有对“法”的范围作出具体的规定。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第五十条规定，用人单位的规章制度不得违反政策的规定。“依法”应作广义的理解，即用人单位的规章制度要遵守法律、法规、规章、政策以及国家技术标准等规定。但并不意味着规章制度一旦违反上述广义的“法”，就必然引起一定的法律后果，只有严重到违反法律和法规，才会引起劳动行政部门介入，责令改正，给予警告等不利法律后果。

3、规章制度内容应合理。

企业规章制度不但要合法，还得合理，如果超出了合理的范围，也可能被认定为无效。虽然法律并没有明确规定制度的内容必须合理，但在司法实践中，发生劳动争议时裁判机关有自主裁量权，那些明显违背常理或者过分苛刻的制度一般得不到司法裁判机关的认可。

实践中，至于合理的认定标准法律并没有明确的规定，也无法作出统一的标准，是否合理主要属于司法自由裁量的范畴，需根据具体情况具体认定。对此，应当依据公平原则以及是否符合正常人一般性的评判标准，同时考虑企业的类型、规模、工作岗位的特点、劳动者行为的性质以及违反规章制度的次数、违反规章制度给企业造成的损失等因素综合评判规章制度是否合理。

规章制度制定的程序要求

1、规章制度制定的程序要求。

规章制度的制定需要经过法定的民主程序，如果企业的制度实体内容合法、合理，但没有经过法定的民主程序作出，也属于违法。根据《劳动合同法》第四条规定，规章制度制定的民主程序分两步。第一步是讨论程序，即规章制度应当经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见；第二步是协商程序，即用人单位与工会或职工代表平等协商确定规章制度内容。通常，企业建立工会的，与工会协商；没有建立工会的，与职工代表协商。

2、需要经过民主程序的规章制度范围。

根据《劳动合同法》第四条规定，“直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项”需要经过民主程序，其中包括“劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等”，其他的规章制度制定属于企业经营自主权的范畴。对于需要经过民主程序的规章制度的范围不能任意扩大，以免侵犯企业的经营自主权。

3、规章制度的制定缺少民主程序时的效力认定。

随着企业职工代表大会制度、工会制度等职工民主管理制度的发展，对于规章制度制定的民主程序要素的审查越来越严格。《劳动合同法》实施后，企业制定规章制度时未经民主程序的，一般应认定为无效。对于直接涉及劳动者切身利益的规章制度未经民主程序即生效实施，仲裁或诉讼时无法提供经过民主程序的证据的案件，很可能在因劳动者严重违纪、严重违反规章制度等为由与劳动者解除劳动合同的案件中败诉。

4、履行民主程序证据的保存。

在劳动争议案件中，由用人单位承担规章制度制定经过民主程序的举证责任，即企业要提供证据证明规章制度的制定经过了讨论程序和协商程序。因此，企业应当注意收集并保存选举职工代表的证据；在召开会议前，应制作签到表；召开会议时，应制作会议记录，并形成会议纪要，要求与会职工代表签字并摁手印予以确认，以防出现举证不能的法律风险。

证明企业履行民主程序最重要的证据是职工代表大会的会议纪要，因此，企业职工代表大会的会议纪要一定要有：“职工代表大会依法成立，依法选举了职工代表，并依法召开了职工代表大会，企业提出规章制度的草案经职工代表大会讨论，职工代表提出方案和意见，最终企业在与职工代表平等协商确定的基础上通过了企业规章制度。”等类似的表述，确保规章制度的制定符合法律要求的民主程序。

5、向劳动者公示。

遵照执行的前提是知晓制度的内容，因此公示是制度生效的必要条件之一。司法实践中，对制度公示方式的审查比较严格，若没有劳动者签字确认的已经收到或知悉规章制度内容等能够直接证明用人单位已经履行规章制度的公示程序的证据，劳动仲裁机构、法院很难认可用人单位已经向劳动者履行了公示义务。

国家层面的法律、法规没有规定规章制度公示的具体方式，可参照某些地方性法规规定予以确定。用人单位可以通过公告栏、书面文本、电子邮件、本单位网站等便于劳动者知晓的方式公示其规章制度。实践中，关于规章制度公示的方式常见的有公告栏张贴、电子邮件通知、企业网站公布、规章制度培训和测试、规章制度传阅、员工手册发放等，企业规章制度可以作为劳动合同的有效组成部分，让其与劳动合同具有相同的法律效力。

企业采用何种公示方式，可以根据其具体情况进行确定，可多种公示方式结合使用.从规避企业举证不能的风险考虑，无论企业采用何种公示方式，都应保留劳动者签字确认的收到或知悉企业规章制度内容并保证遵照执行的书面证据。

6、备案审查程序。

目前备案审查程序尚存在争议，法律尚未对备案审查程序有完整规定，实践中也很少有企业将规章制度送到劳动部门进行登记备案，未经劳动部门登记备案的规章制度也不必然没有法律效力。但是，企业为了防范法律风险，也可以去做备案登记。经过备案审查的劳动规章制度，在劳动纠纷中可以更容易被法官作为证据采纳，降低企业的败诉风险。
企业规章制度
规章制度的修改

企业的规章制度需要根据现行法律的规定及自身需要不断进行修改，因此，企业需要持续对现行实施的规章制度进行审查，以便确定是否需要修改或补充相关内容。

规章制度的修改按照启动主体不同具体分为两种情形。

1、企业提出修改。企业根据实际需要启动规章制度的修改，规章制度的修改程序与规章制度的制定程序一样，需要严格遵守规章制度的生效要件。

2、工会或劳动者提出修改。根据《劳动合同法》第四条规定，“在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。”这里所谓的“工会或者职工认为不适当”，实践中主要指规章制度的实体内容不合法或不合理的情形，这时如果工会或职工提出修改，用人单位需要予以修改，否则劳动行政部门在接到投诉、举报后，也会责令用人单位予以改正。如果用人单位制定的规章制度完全符合规章制度生效的全部要件，工会或劳动者认为需要予以修改的，一般不会启动修改程序。

规章制度缺少生效要件的法律后果

企业制定的规章制度缺少生效要件即为无效的规章制度，不能产生法律约束力。对企业而言，如果规章制度无效，自然不能作为劳动争议案件处理的依据，还可能让企业承担以下不利的法律后果。

1、行政责任。根据《劳动合同法》第八十条规定，用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，由劳动部门责令改正，给予警告。根据《劳动保障监察条例》第三十条规定，用人单位经劳动保障行政部门责令改正拒不改正，可处以2000元以上2万元以下的罚款。

2、民事赔偿责任。根据《劳动合同法》第八十条规定，用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。这里的赔偿责任既包括物质赔偿责任，也包括精神损害赔偿责任。如果用人单位制定的规章制度侵犯了劳动者的人格权利，包括身体权、健康权、人格尊严等，对于这些侵权行为，劳动者可以依法主张精神损害赔偿。

3、劳动者可以随时解除劳动合同并要求经济补偿金。根据《劳动合同法》第三十八条规定，用人单位的规章制度违反法律、行政法规规定，损害劳动者权益的，劳动者可以随时通知用人单位解除劳动合同，并且根据《劳动合同法》第四十六条规定，劳动者依照本法第三十八条解除劳动的有权要求用人单位支付经济补偿金。用人单位的规章制度违反法律、行政法规规定，损害劳动者权益的，属于因用人单位过错，劳动者可以即时解除劳动合同的情形，同时可以要求用人单位支付经济补偿金。

需要注意的其他事项

1、企业不得滥用单方惩戒权。

企业可能会在规章制度中制定一些惩罚性的措施，如果员工违反了规章制度规定会有相应的经济或者其他处罚措施，法律允许企业在合法的前提下行使一定的用工自主权，对劳动者行使一定的惩戒权。但企业行使惩戒权必须以符合法律规定为前提，企业滥用单方惩戒权侵害劳动者权利，一旦发生争议，企业可能会因违法行使惩戒权在劳动关系纠纷中承担不利后果。

2、注意规章制度的调整范围。

企业规章制度调整的范围只能是企业生产经营中的相关行为，而规章制度中的条款不应该也不能涉及劳动者的个人生活领域。《劳动合同法》尽管规定了劳动者的如实告知义务，但告知的内容限定为与履行合同直接相关的事项，劳动者在生产经营活动以外的行为不应受到企业的无端限制，不允许对于劳动者的个人生活领域做强制性的规定，比如女员工入职×年内不能怀孕等，更不得因个人生活对劳动者进行惩罚。实践中，对于过度要求劳动者履行“如实告知义务”范围以外的义务，如宗教信仰、住房、婚姻、生育等情况，已经超越了建立劳动关系的基本要素需求，因此不属于规章制度的规制范围。